Live demo: AI vs manual GSTR-2B reconciliation in GST accounting

শুভ সকাল সবাইকে। শুভ সকাল। অ্যাকাউন্টিং, জিএসটি এবং ট্যাক্সেশনের লাইভ সেশনে আপনাদের সবাইকে স্বাগত জানাই। যেখানে আমরা সবকিছু সরাসরি বা লাইভ দেখি। অ্যাকাউন্টিং থেকে শুরু করে জিএসটি, ইনকাম ট্যাক্স ফাইলিং এবং আরও অনেক কিছু। ঠিক আছে? তো, আজকের এই সেশনে লাইভ ক্লাস নিতে আমার একটু বিরতি পড়ে গিয়েছিল। কারণ আপনারা জানেন, অডিট জমা দেওয়ার শেষ তারিখ ছিল। আর সেই কারণেই আমি তা কভার করতে পারিনি। কিন্তু গতকালই খবর এল যে তারিখ বাড়ানো হয়েছে। তাই ভাবলাম, কেন আজকেই এই লাইভ সেশনটি পরিচালনা করি না। কারণ লাইভ সেশনে আমরা যা শিখি তা সবই ব্যবহারিক এবং আমাদের কাজের ক্ষেত্রে খুব সহায়ক হয়। অথবা আপনি যদি কোথাও চাকরি করেন, তবে সেখানেও এই জিনিসগুলো খুব সাহায্য করতে পারে। তো চলুন শুরু করা যাক। আজকের সেশনে আমরা যেমনটা দেখেছি, আমরা জিএসটিআর টু-বি (GSTR-2B) ম্যানুয়ালি বইয়ের সাথে রিকনসাইল বা মেলানোর কাজ করব। এর পরে আমরা এআই (AI) ব্যবহার করে এটি কীভাবে করতে পারি এবং কীভাবে সময় বাঁচাতে পারি, তা আজ ব্যবহারিকভাবে সেশনে দেখব। তো দেরি না করে এবং কোনো সময় নষ্ট না করে চলুন এগিয়ে যাই। আমি আপনাদের সবার সাথে একবার স্ক্রিন শেয়ার করে নিই। ওকে। তো আমরা এখন এখানে আছি। তো আমার স্ক্রিন কি দেখা যাচ্ছে? ঠিক তো? ওকে। তো চলুন এগিয়ে যাই এবং দেখি যে এক্সকিউজ মি, আমরা যখন রিকনসিল করি, তখন সাধারণত জিএসটিআর টু-বি এবং আমাদের পারচেজ রেজিস্টার, অর্থাৎ বইয়ের ( যেমন ট্যালি, যদি আপনি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ট্যালি ব্যবহার করেন বা অন্য কোনো সফটওয়্যার ব্যবহার করেন), তাতে যে কেনাকাটার এন্ট্রিগুলো করেছেন, সেগুলো মেলানোর প্রয়োজন হয়। কারণ সেখানে অনেক অমিল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে । যেমন, কোনো এন্ট্রি হয়তো আপনি বইতে করেছেন কিন্তু টু-বি-তে পাচ্ছেন না, অথবা টু-বি-তে দেখাচ্ছে কিন্তু আপনার বইতে তা শো করছে না। এখন টু-বি সম্পর্কে যদি আপনাকে বলি, তবে সেখানকার ডেটা কোথা থেকে আসে? আপনার সাপ্লায়াররা তাদের জিএসটিআর -১ ফাইল করেন। জিএসটিআর -১, ১ এ, আইএফএফ (IFF), ঠিক আছে, যেখানে বিক্রির ডেটা আপডেট হয়। এই তিনটি রিটার্নে তারা যা আপলোড করেছেন, সেখান থেকেই তা আপনার টু-বি-তে অটো- পপুলেট বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসে। সেগুলো আপনি আপনার পোর্টাল থেকে ডাউনলোড করেন। কীভাবে ডাউনলোড করবেন, কী করতে হবে, সেই জিএসটিআর টু-বি রিকনসিলিয়েশনের ভিডিও আমার ইউটিউবে ইতিমধ্যেই আছে । আপনি সেটি দেখে নিতে পারেন এবং সেখান থেকে শিখতে পারেন যে কীভাবে ডাউনলোড করতে হয়। তাছাড়া আমরা এই সব বিষয় আগেই সম্পন্ন করে ফেলেছি। সুতরাং এই সেশনে আমি ইতিমধ্যেই জিএসটিআর-টু এর ডেটা এখানে ডাউনলোড করে নিয়েছি। দেখুন, এটা আমার কাছে থাকা জিএসটিআর- টু। এই জিএসটি- টুবি ডেটা আমি আমার প্রয়োজন অনুযায়ী সাজিয়ে নিয়েছি, কারণ সেখান থেকে আমার সব ডিটেইলসের প্রয়োজন নেই। যেমন সেখানে স্টেট লেখা থাকে, ক্যাটাগরি লেখা থাকে বা কখন ফাইল করা হয়েছে, এরকম অনেক আলাদা আলাদা কলাম থাকে। জিএসটিআর-টু থেকে যে কলামগুলোর আমার প্রয়োজন ছিল, শুধু সেগুলোই আমি এখানে নিয়ে এসেছি। ঠিক আছে? তারপর আমার কাছে আরেকটি পারচেজ রেজিস্টার আছে । দেখুন, এটি হলো সেই পারচেজ রেজিস্টার। এটি হলো বুকস। বুকসের এন্ট্রি। পারচেজ রেজিস্টার মানে আমি ট্যালিতে যে এন্ট্রিগুলো করেছি, সেখান থেকে আমি এটি এক্সপোর্ট করেছি। ঠিক আছে? তো আসলে মূলত আমার কী কী জিনিসের প্রয়োজন হয় এবং কী কী আমাকে রিকনসাইল করতে হয়। সবচেয়ে প্রথমে জিএসটি নম্বর ম্যাচ হতে হবে, অর্থাৎ আপনার টুবির যে নম্বর তা আপনার বুকসের সাথে মেলাতে হবে, যেমন জিএসটি নম্বর ও সরবরাহকারীর নাম। এখন জিএসটি নম্বর মিললে সরবরাহকারীর নাম নিশ্চিতভাবেই মিলবে। তবে মাঝে মাঝে এতে যদি অমিল থাকে, তবে তা রিকনসিলিয়েশনের মাধ্যমে পাওয়া যায়। তারপর আমাদের ইনভয়েস নম্বরগুলো মেলাতে হবে। তারপর ইনভয়েস তারিখ। এটিও জরুরি। ইনভয়েস নম্বর এবং তারিখ অবশ্যই মিলতে হবে। তারপর ট্যাক্সেবল ভ্যালু, জিএসটি- র পরিমাণ এবং ইনভয়েস ভ্যালু, এই জিনিসগুলোই আমাদের সাধারণত মেলাতে হয়। আর সেই কারণেই আমি এগুলোকে এখানে নিয়ে এসেছি। যে ডেটা আমাকে মেলাতে হবে, ততটুকুই ডেটা আমি এতে রেখেছি । তো যখনই আপনারা আপনাদের সফটওয়্যার থেকে ডেটা এক্সপোর্ট করবেন, তখন আপনাকে ঠিক এতটুকুই ডেটা সফটওয়্যার থেকে এক্সপোর্ট করতে হবে। ঠিক আছে? দ্বিতীয়ত, জিএসটিআর-টুবি তেও আমি শুধু সেই জিনিসগুলোই নিয়েছি যেগুলো রিকনসিলিয়েশনের জন্য প্রয়োজন এবং টুবি থেকে আমি সেগুলো এই ওয়ার্কশিটে এখানে রেখেছি। এখন প্রথমে আমি আপনাদের ম্যানুয়ালি করে দেখাব যে, যদি আমরা ম্যানুয়ালি জিএসটিআর-টুবি আমাদের বুকসের সাথে রিকনসাইল করি, তবে কতটা সময় লাগে এবং কীভাবে আমরা তা ম্যানুয়ালি করি। যদি আপনার মনে হয় যে ম্যানুয়ালি করার পর আপনি বেশি বুঝতে পারছেন, তবে ডেটা যদি অনেক বড় হয় তাহলে ম্যানুয়ালি করাটা একটু কঠিন হয়ে পড়ে। আর সেই সময়ে আমরা আমাদের এআই (AI) ব্যবহার করতে পারি। তো সেটাও আমরা দেখব যে কীভাবে করতে হয়। কিন্তু আগে ম্যানুয়াল পদ্ধতিটা দেখে নিই। সুতরাং সবার প্রথমে আমি একটি নতুন ফাইল তৈরি করে নিচ্ছি। ঠিক আছে? এবার দুটি ডেটা আমি এখানে কপি করে নিচ্ছি । ঠিক আছে? আমার কাছে যে সেলস রেজিস্টার, পারচেজ রেজিস্টার আছে সেগুলো আমি এখানে প্রথমে কপি করে নিচ্ছি । এই যে পুরো ডেটা আছে, আমি কন্ট্রোল-এ করেছি। পুরো শিটটি কপি করে নিলাম। আমি প্রথমে জিএসটিআর টু-এর ডেটা কপি করেছি । আপনারা নিচে এখানে দেখতে পারেন। ঠিক আছে? আমি জিএসটিআর টু বি-এর ডেটা কপি করছি। এবং এখানে আমি এটি পেস্ট করলাম। ঠিক আছে? এখন আমি এখানে একটি নতুন কলাম যোগ করছি। আপনারা আপনাদের মতো করে এটি দেখতে পারেন। কলাম অনুযায়ী তৈরি করতে পারেন। ঠিক আছে? আমি এখানে একটি নতুন কলাম যোগ করেছি যার নাম দিয়েছি ক্যাটাগরি। অর্থাৎ এই ডেটা আমি কোথা থেকে এনেছি? যেহেতু আমি এটি জিএসটিআর টু বি থেকে নিয়েছি। আমি এখানে নাম দিচ্ছি টু বি এবং এটি কপি করে নিচ্ছি। ঠিক আছে? এটি পুরো আমি এখানে এবং যে পর্যন্ত আমার টু বি-এর ডেটা আছে, সে পর্যন্ত ড্র্যাগ করে নিয়েছি। যেহেতু এই ডেটা টু বি-এর। আমি ক্যাটাগরিতে টু বি লিখে দিয়েছি। এখন এর নিচে আমি আমার বইতে থাকা সমস্ত ডিটেইলস যোগ করব। অর্থাৎ পারচেজ রেজিস্টারে যা আছে। তাহলে চলুন আমাদের পারচেজ রেজিস্টারে আসি এবং এখান থেকে আমাদের ডেটা কপি করি। প্রথমে আমরা কলামগুলো মিলিয়ে নিই। আমি কি এই কলামগুলো একই লাইনে রেখেছি? যদি এভাবে থাকে এবং আমার ডেটা সেখানে কলাম অনুযায়ী সাজানো থাকে, তবে আমি পুরোটা একসাথে কপি- পেস্ট করতে পারব। তো দেখে নিই, এখানে দেখুন প্রথমে জিএসটি নম্বর, সাপ্লায়ারের নাম, ইনভয়েস নম্বর, ইনভয়েস তারিখ, ট্যাক্সেবল ভ্যালু, জিএসটি, টোটাল ট্যাক্স এবং ইনভয়েস ভ্যালু। এখানেও কি একই রকম আছে? আমার মনে হয় একই আছে। কোনো পার্থক্য নেই। হুম, ঠিক আছে? আমি আগে থেকেই এটি এভাবে সেট করে রেখেছি। কিন্তু আপনার ডেটা যদি এভাবে সেট করা না থাকে , তবে আপনাকে পুরো ফরম্যাটিং করে নিতে হবে। ঠিক আছে? যেহেতু আমি এখানে আগে থেকেই করে রেখেছি। আমি এখানে পেস্ট করে দিচ্ছি। চলুন এবং একে আমরা নাম দেব বুকস। এর নাম কী দেব? আমরা একে বুকস লিখব। এবং ড্র্যাগ করে নিয়ে আসি। আমাদের বুকসের এন্ট্রি যে পর্যন্ত আছে, সে পর্যন্ত আমরা এটি নিয়ে আসব। ঠিক আছে? এবং নম্বরগুলোও দেখে নিই। ২৫, ২৬ তারপর আমরা সিরিয়াল নম্বরটিও ড্র্যাগ করে এখানে নিয়ে নিই । চলুন, এভাবে আমরা একটি এক্সেল শিট তৈরি করলাম যাতে আমাদের কাছে পুরো ডেটা আছে, টু বি-এরও এবং বুকসেরও এবং কলাম অনুযায়ী সমস্ত ডিটেইলস আমরা এখানে যোগ করেছি। ঠিক আছে? আসলে এই কাজগুলোতেও সময় লাগে, কিন্তু যেহেতু এটি লাইভ সেশন এবং আমরা জানি কীভাবে এগুলো করতে হয়। তাই আমি ওটা এড়িয়ে গেছি এবং আগে থেকেই ডেটা সেট করে রেখেছি। কিন্তু আপনার কাছে যদি জিএসটিআর টু বি থাকে, তবে টু বি- এর ডেটা কপি করে এইভাবে কলাম অনুযায়ী সাজিয়ে নিতে হবে। ঠিক আছে? এবং সেগুলো আপনি রিকনসিলিয়েশনের কাজে ব্যবহার করবেন। সরাসরি টু বি পেজে যে বি টু বি সেলস থাকে, সেটা ব্যবহার করা যাবে না। প্রথমে আপনাকে সেটার ফরম্যাটিং করতে হবে। ঠিক আছে? এখন আমি প্রথমে এতে ফিল্টার লাগিয়ে নিচ্ছি । চলুন, ফিল্টার দেওয়ার পর আমরা এটাকে পাইভট টেবিলে কনভার্ট করব এবং সেখান থেকে রিকনসিলিয়েশন করব। যখনই কোনো কিছু রিকনসিল করতে হয়, আমরা পাইভট টেবিল ব্যবহার করি। তাই প্রথমে আমরা পুরো ডেটা সিলেক্ট করে নিচ্ছি। পাইভট টেবিলে যতটা ডেটা প্রয়োজন, কারণ আমাদের এখানে সম্পূর্ণ ডেটা দরকার। আমি এখানে সব জিনিস সিলেক্ট করে নিয়েছি। এবং তারপর ইনসার্টে গিয়ে আপনাকে পাইভট টেবিলে ক্লিক করতে হবে এবং ওকে করতে হবে। ঠিক আছে? তাহলে একটি নতুন ওয়ার্কশিট খুলে যাবে। যেখানে আমি আমার প্রয়োজন অনুযায়ী পাইভট টেবিল তৈরি করতে পারি। এই জিনিসগুলো আমাদের কাছে আছে, চলুন আমরা এটার রিকনসিলিয়েশন করি। তো প্রথমে আমাদের যা করতে হবে তা হলো জিএসটি নম্বর অনুযায়ী সাজানো। তাই জিএসটি নম্বরটিকে আমরা রো টেবিলে বসাবো। ঠিক আছে? এখানে চারটি টেবিল আমাদের কাছে আছে। চারটি বক্স দেওয়া আছে। কোন ডেটা কোথায় দরকার তা আমরা আমাদের মতো করে সিলেক্ট করতে পারি। আমাদের রো-তে জিএসটি নম্বর দরকার। কারণ আমাদের জিএসটি নম্বর অনুযায়ী রিকনসিলিয়েশন করতে হয়। তাই মনে রাখবেন, রো- তে আপনাকে জিএসটি নম্বর বসাতে হবে। দেখুন আপনার সামনে সব জিএসটি নম্বর এখানে রো অনুযায়ী চলে এসেছে। এখানে রো লেবেল লেখা আছে। এরপর আমাদের দরকার সাপ্লায়ারের নাম। আপনি যদি সাপ্লায়ারের নাম নিতে চান, তবে নিতে পারেন । অন্যথায় আপনি এটা এড়িয়ে যেতে পারেন। তবে আমার কাজের সুবিধার জন্য আমি এটা নিচ্ছি যাতে আমি বুঝতে পারি যে এই জিএসটি নম্বরটি কোন সাপ্লায়ারের। ঠিক আছে? এরপর আছে ইনভয়েস নম্বর। তাই ইনভয়েস নম্বরটিও আমি রো-তেই বসিয়ে দেব। আপনি ধীরে ধীরে বুঝতে পারবেন যে আমি কেন ওটা রো-তে বসাচ্ছি। আপনার কাছে বিষয়টি পরিষ্কার হবে কারণ অ্যামাউন্টটি আমার ইনভয়েস নম্বর অনুযায়ীই দরকার। এরপর আমার কাছে আছে ডেট। তাই আমি ডেটটিকেও এর মধ্যেই বসিয়ে দিয়েছি। আসেনি । হ্যাঁ। আমাকে ওটা সিলেক্ট করতে দিন। ঠিক? তো ডেটও এখানে চলে এসেছে। ঠিক আছে? এখন আপনি এখানে দেখছেন যে এই সব জিনিস যেমন জিএসটি নম্বর এখানে আছে। তারপর শুধু তার সরবরাহকারীর নাম রয়েছে। এরপর ইনভয়েস নম্বর রয়েছে। তারিখও রয়েছে। ঠিক আছে? তারিখ এবং ইনভয়েস নম্বরকে আপনি অদলবদল করতে পারেন। তবে এতে কোনো সমস্যা নেই। চলুন, এখন এটিকে প্রথমে ফরম্যাট করি কারণ এই যে তথ্যগুলো নিচে নিচে আসছে, সেগুলো আমার আলাদা আলাদা কলামে চাই। তাই আমরা সেটির ওপর রাইট ক্লিক করব এবং এখানে ফিল্ড সেটিংসে যাব না, দুঃখিত, অপশনস-এ যেতে হবে। সেখানে আপনি ডিসপ্লের অপশন পাবেন। দেখুন, এখানে ডিসপ্লে রয়েছে । ডিসপ্লেতে আপনাকে ক্লাসিক-এ ক্লিক করতে হবে এবং ওকে-তে ক্লিক করুন। তো দেখুন, আপনার যে সরবরাহকারীর নাম নিচে আসছিল, তা এখন পরের কলামে চলে এসেছে। ইনভয়েস নম্বর বা ইনভয়েস ডেটও যা আলাদাভাবে নিচে নিচে আসছিল, একটার নিচে একটা, তা-ও পরের কলামে চলে এসেছে। ঠিক আছে? পরবর্তী, এক্সকিউজ মি। এখানে আমাকে টোটালের কলামও দেখাচ্ছে। এই টোটালটিও আমার প্রয়োজন নেই। যে টোটালটি দেখাচ্ছে, রিকনসিলিয়েশনের ক্ষেত্রে সেই টোটালের কোনো প্রয়োজন নেই। তাই আমি এটিও রিমুভ করে দেব। এর জন্য আমাকে এখানে এর ওপর রাইট ক্লিক করতে হবে এবং ফিল্ড সেটিংসে গিয়ে নান (none) ক্লিক করে ওকে করতে হবে, তাহলে এর টোটাল রিমুভ হয়ে যাবে; জিএসটি নম্বর অনুযায়ী এবং একইভাবে পার্টি অনুযায়ী সরবরাহকারীর নাম যা আছে, তা-ও আমরা এখান থেকে রিমুভ করতে পারি। আবার সেটির ওপর রাইট ক্লিক করে ফিল্ড সেটিংসে গিয়ে আপনাকে নান ক্লিক করতে হবে। তো এইভাবেই, যেখানে যেখানে আমি টোটাল দেখতে পাচ্ছি, সেগুলোর সব টোটাল আমি রিমুভ করে দেব। ফিল্ড সেটিংসে গিয়ে নান ক্লিক করে। চলুন, তো দেখুন এখন পুরো টেবিলটি আপনার সামনে আছে এবং পরিষ্কারভাবে আপনার সামনে এই সমস্ত জিনিস দেখা যাচ্ছে এবং সঠিক ফরম্যাটিং অনুযায়ী লাগছে । ঠিক? প্রথমে জিএসটি নম্বর রয়েছে। তারপর জিএসটি ইনভয়েস সরবরাহকারীর নাম রয়েছে। এক্সকিউজ মি, তারপর ইনভয়েস নম্বর রয়েছে। এখন আমাদের কী কী মেলাতে হবে? সেগুলোর ট্যাক্সেবল ভ্যালু