AI in Excel automates inventory analysis and vendor validation for accountants

Tengan ustedes Muy buen día, apreciados colegas. Bienvenidos una vez más a nuestro consultorio de inteligencia artificial, donde traemos un caso específico y lo resolvemos con inteligencia artificial para que ustedes puedan identificar cómo la IA se adapta a cada uno de nuestras diversas necesidades como tal. Quien les habla, Francisco Javier Moreno Díaz, que nos va a estar acompañando a lo largo de todo este consultorio. Esto y hoy estamos precisamente entrando o ya terminando nuestras fases de cómo usar inteligencia artificial al interior de Excel, al interior del ecosistema de Excel. Hemos traído un caso bastante interesante, un par de casos que estoy convencido que van a ser de mucha utilidad. Recuerde que si usted es suscriptor de Actualic, podrá tener acceso a los pron y podrá replicar esta metodología y podrá incluso a partir de los pron crear skills para que esto sea estandarizado al interior de su trabajo o de su empresa. Entonces, no siendo más, vamos a comenzar, colegas, con la presentación de todo el material que hemos preparado para ustedes en el día de hoy. Entonces, como les dije, vamos a hablar de IA para contadores eh aplicado en Excel, soluciones inteligentes para tareas repetitivas. ¿Si? Y hoy vamos a a hablar de un doble caso, un caso relacionado con rotación de inventarios, cómo podemos hacer un análisis de rotación de inventarios, ¿sí? Y el segundo caso que nos haga validación de terceros tipo Dian. Sí. Y riesgos de ciclo de compras, algo exclusivo, por supuesto, para ustedes, suscriptores de Actualícese para que evidentemente y seguidores de Actualícese para que ustedes lo puedan desplegar en su día a día. ¿Listo? ¿Y quién es aquí el protagonista además de ustedes? Pues por supuesto la IA. Pero, ¿cuál es la que vamos a utilizar? Sin duda, una de las mejores que existen actualmente en el planeta. Cloud. Cloud, eh, pero no cloud en su interfaz de chat, sino cloud en su interfaz de eh de Excel, ya en conectada la API, ya lo explicamos en en clases anteriores cómo se conecta en este caso Cloud en Excel para que ustedes puedan ver precisamente cómo funciona. ¿Listo? Entonces, vamos a ver dos casos clasificados en tres fronts que son sin duda bastante útiles para ustedes en el día de hoy. ¿Listo? Entonces, eh vamos a ver eh cuál de estos casos sí les puede estar pasando a ustedes o ya les pasó. En primer lugar, el dinero se queda dormido en la bodega. Entonces normalmente nosotros nos pasan eh listados de inventarios, ¿sí? Y nos damos cuenta que hay inventarios ahí en en el número de cifras, podemos decir 200, 500, 600 millones o 100,000, 2002,000. Y creemos que todo ese inventario está disponible para la venta. Y sí, está disponible para la venta, pero cuando comenzamos a ver en profundidad nos vamos a llevar sorpresas y es por qué efectivamente ese ese inventario puede estar pasando que no está rotando como tal. ¿Listo? Entonces, no lo estamos midiendo y pues hoy les voy a explicar precisamente cómo hacerlo. En segundo momento vamos a ver un un un caso duple eh en este caso con doble aplicación y es poder tomar nuestro balance de prueba, ¿sí?, y pasarle un análisis contra los, en este caso, proveedores ficticios, ¿sí? Con el propósito de determinar si ese balance de prueba tiene o no tiene proveedores fecticios. y vamos a hacer el ejercicio en vivo. ¿Listo? Y adicional a eso vamos a a proyectar, ¿sí? En nuestro ejercicio. Bueno, ya sé quiénes están sancionados. Ahora, qué chévere, podíamos saber si eh tenemos al interior de nuestra de nuestra pantalla, ¿sí?, aquellos que todavía no están en la lista, ¿sí?, pero que eh efectivamente tienen condiciones similares para ir en este caso eh cómo dicen enlistándose en esa en esa lista. ¿Listo? Bueno, entonces todo esto lo lo resolvemos hoy, colegas. Sí, recuerden que si usted es suscriptor puede colocar sus preguntas en el chat o alzar la la mano y hablar aquí y charlamos un poco de cómo aplicar la guía en nuestro día a día. ¿Listo? Entendiendo esto, colegas, ya les dije, vamos en primer momento ver la rotación de inventarios. Vamos a ver un listado de inventarios que hemos preparado para usted. Le vamos a decir a la que haga un análisis a profundidad, ¿sí? Eh, igual que la validación de terceros que investigue cuáles son esos proveedores ficticios y cuáles podrían tener esas señales de riesgos que podrían afectarnos, ¿no? Entonces, vamos a comenzar con nuestro primer momento, ¿sí?, que efectivamente nos puede ayudar en este ejercicio. ¿Listo? Muy bien. Eh, vamos. Ah, Dios mío. Listo, colegas. Perfecto. Qué pena, se nos se nos mezcló aquí una pantalla como tal. Bueno, entonces vuelvo a compartir, sí, eh, pantalla. Okay. Y vamos a ver nuestro primer caso. El primer caso consiste en que tengo un listado de inventarios de mi cliente y quiero identificar qué rota y qué no rota y cuánto dineros en este caso está estancado. ¿Listo? Entonces, el dolor que todos manejamos, ¿sí? eh aquellas empresas del sector retail o aquellas empresas del sector industriales que nadie sabe qué referencia se puede mover, se están moviendo. Sí, que obviamente ese capital inmovilizado eh es dinero que se que ya se pagó y las empresas están deseando que en este caso pues la la pues esa mercancía rota y poder recuperar ese dinero como tal. Sí. Eh, normalmente reponemos lo que se está agotando, ¿sí? Pero eh a veces omitimos lo que no está rotando y pues efectivamente esto es comprar a ciegas. Sí, aunque podíamos en cierta forma, colegas poderle decir a nuestros proveedores que nos cambien algunos productos que pudieran estar desactualizados o que no rotaron. Sí. O por último, tenemos errores en nuestros cardes o nuestr eh control de existencias que lamentablemente no se está auditando. Entonces, si ustedes pueden se van a dar cuenta que vamos a encontrar una lista importante de de artículos, de bienes que efectivamente podrían estarnos afectando en su momento. Entonces, ¿qué vamos a hacer ahora? Vamos a tomar un archivo en Excel, vamos a activarle su guía y le vamos a decir a la guía que efectivamente analice este ejercicio y que a partir de un pro noso genere una un un análisis de cuál son esos productos, qué rotan y cuáles no. Listo. Y claramente clasificados en un par de de hojas adicionales. Listo. El pron abierto. Este pron sirve para cualquier ojo, cualquier empresa que maneje inventarios, o sea, inventario, eh, perdón, sea empresa del sector retail o eh comercial, o sea, empresa del sector, en este caso, industrial. ¿Listo? Entonces, eh para este ejercicio lo vamos a correr con una una plantilla particular. Listo. Entonces, ¿cuál es la plantilla sí, que que vamos a a manejar nosotros? ¿Sí? Entonces, acá lo tenemos. Esta es la plantilla de inventarios, ¿sí? Entonces, si ustedes se dan cuenta, es una plantilla tradicional como cualquier empresa, donde está el SKU, ¿sí? Eh, donde está la descripción del producto, su categoría, eh la presentación de ese producto, la existencia, el costo unitario, el costo de existencia, el precio de venta, el fecha, la fecha de ingreso, la fecha de salida. procuren que cuando reporten su su reporte eh eh tengan estas dos características, que es la que le da en este caso fortaleza al ejercicio, las unidades vendidas en los últimos 12 meses, los costos de ventas de esos 12 meses y el inventario promedio y el stock mínimo y en este caso la orelga principal, ¿no? Entonces, ¿qué vamos a hacer con este ejercicio? Vamos a correrle un PR, ¿sí? un pron robusto de, no, insisto, que sirve para cualquier tipo de empresas, siempre y cuando en la medida que ustedes tengan más variables como las que tenemos aquí, va a ser mucho mejor el análisis que nos puede proponer la guía. ¿Listo? En ese ejercicio, ¿sí? Vamos a correrlo. Sí, vamos a venir aquí a cla en Excel. Activamos en esta oportunidad la caja de Excel. Sí. Y podemos elegir cualquier modelo, Sone 5, OPUS 5 o Fable 5. Para estos ejercicios Sony es más que suficiente, pero pues si usted quiere tener aquí un poco más de análisis profundo, pues Opus es una excelente opción. Recuerde que esta opción de cloud en Excel solo aplica para planes de pago. Bueno, muy bien. Entonces, dentro de la información que le vamos a enviar a ustedes, ¿sí? Ustedes cuentan con Nul, ojo, con una hoja de prons, ¿sí? Que recuerden, si usted es estudiante, perdón, si usted es suscriptor, pues va vas vas a a tener esta hoja de prons. ¿Listo? Entonces vamos a traer este pronos colegas, ¿sí? y lo vamos a correr en este caso eh eh para la hoja de Excel. Listo. Entonces, acá la pegamos, ¿sí? Y acá le estamos diciendo, bueno, eh bueno, aquí ya está el pron y lo corremos. Okay. Entonces, lo estamos de nuevo, insisto, desplegando este ejercicio al interior del slide. Ojo, al interior del slide. Bueno, perdón, del slide, no, de la hoja de Excel como tal. Okay. Entonces, si nosotros comenzamos aquí a observar, okay, veamos lo que le estamos pidiendo a la inteligencia artificial. Aquí tenemos el pron resumido en la hoja eh sí adelante y en la hoja que efectivamente les mostré vamos a encontrar el pron mucho más robusto. Entonces aquí dice actúa como analista de inventarios y contador público senior. Objetivo responde qué está rotando y qué no. Y dónde está el dinero atrapado en este caso en la bodega o en el almacén. Tú decides qué indicadores construir. Sí. ¿Por qué razón? Yo lo he puesto el pron abierto o le he puesto el pron abierto para que pueda servir para cualquier lista de inventarios de su empresa. ¿Listo? Entonces si usted maneja lista de inventarios, corre este problema va a generarles bastante características interesantes. El paso uno, dime qué análisis puedes construir con estos datos, qué indicadores vas a calcular y con qué fórmula y cómo vas a organizar la información. Y espera mi confirmación antes de construir las hojas. ¿Listo? Entonces acá eh evidentemente el paso Entonces acá la IA comenzó a analizar el ejercicio y me dice que ha detectado 203 artículos de la fila 8 a la 210. Sí. Y me dice eh las características de es