Live webinar shows how to automate accounting ledgers with AI macros

El día de hoy vamos a hablar de la creación de macros, ¿sí? Aprovechando la inteligencia artificial, a ver qué qué tanto nos puede ayudar, ¿no?, estas herramientas y sobre todo ver cuál es la capacidad de cada una de ellas, ¿no? Tal vez Wesley me funciona así, pero me funciona solamente con una versión paga. Quizás la versión gratuita no es la más apropiada para poder obtener lo que yo requiero. Sí, por eso, bueno, vamos a hacer algunos ejercicios. Eh, vamos a intentar elaborar una macro aprovechando a cloud y luego vamos a intentar también elaborarla, pero trabajando con Geminite. Sí, hay más herramientas. Sí, por supuesto, no tenemos muchas más herramientas, pero bueno, en este caso, bueno, eso es una sesión bastante corta. Vamos a ver cómo podríamos manejarla con las dos, cuál es la más potente y ambas en su versión gratuita. Bien, a ver si es que logramos llegar a lo que realmente necesitamos. También es importante que nosotros le brindemos las instrucciones de manera adecuada para que nos pueda comprender, porque de lo contrario pues puede que hasta cierto punto nada más nos entienda y luego, lamentablemente eh sigamos dándole vueltas y vueltas al asunto y nunca logr logremos obtener lo que realmente necesitamos. Sí. Así que vamos a ver. Permítan un momento. Voy a voy a guardar acá eh voy a crear una carpetita para guardar ahí todo lo que vamos a trabajar. Ya. A ver, un segundo. Ya está bien, amigos. A ver, ¿cómo se maneja? ¿Cómo se manejaría esto? Lo que yo quisiera realizar inicialmente es una macro que me permita generar los TXT, por ejemplo, para mi libro diario en formato simplificado. Bien, vamos a intentarlo con el libro diario en formato simplificado y para ello yo voy a hacerle una solicitud directamente a Cloud y también a Gemini. Sí, y se los digo porque, bueno, yo ya he realizado esto previamente, pero con la versión paga de cloud y la verdad no me ha demandado demasiado tiempo. Sí, solamente le he pedido que [carraspeo] me genere la macro para la generación de los TXT para poder enviar mi libro diario en formato simplificado y cloud. En algunos pasitos, pues luego de ensayo y error, finalmente me otorgó la macro que necesitaba. Y esa misma macro no fue la que instalé en el en el Excel que ya tenía y así pues pude lograr generar mis archivos TXT para poder realizar la carga hacia la página de bueno, hacia el programa de libros electrónicos. Sí, no fue mucha la conversación fue bastante corta, creo que no demoró más de una hora y finalmente lo pudimos obtener. Sí. Entonces, ya habiendo visto que sí cloud me funciona, vamos a ver si también otras herramientas o cloud, pero la versión no paga y también Geminite versión no paga, versiones gratuitas nos pueden permitir lograr lo mismo. Sí, así que manos a la obra. Recuerden, yo voy a trabajar en base a lo que tengo aquí. Entonces, vamos a hacerle una solicitud. A ver, se me ocurre decirle, por ejemplo, a Cloud lo siguiente. Voy a hacer la misma solicitud, la solicitud anterior le voy a decir, a ver, voy a guardar por acá un segundo. Voy a mostrarles primero las estructuras que necesitamos, ¿no? Cloud debe tenerlo claro. A ver, permítame un segundo, un momentito. Vamos a poner aprendizaje contable, libro diario. Y ahora les muestro acá los formatos. Mm, acá está. Ahora les muestro. Ya está cargando. Listo, amigos. Miren lo que nosotros vamos a necesitar. Vamos a necesitar primero es que se respete la nomenclatura que se le va a otorgar a los archivos TXT que se van a generar. Ya que se respete eso. Voy a borrar eso de acá. Y luego también vamos a necesitar que nuestro libro diario en formato simplificado eh tenga las estructuras y se respeten también dichas estructuras para poder generar nuestra macro. Ya, todo lo que está acá, todo ello lo vamos a hacer sin necesidad pues de saber para nada programar, sin necesidad de saber cómo se realizan las macros, bien, porque cloud o las las IAS en general nos van a ayudar, nos van a brindar las instrucciones para poder lograr ello. Entonces, tenemos acá la estructura de libro diario en formato simplificado y la estructura de el detalle del plan de cuentas utilizado. Ya, todo esto es lo que vamos a necesitar. ¿Qué más, Wesley? Y luego, ¿no? El tema de la nomenclatura, ¿sí? La nomenclatura que también debe respetarse. Así que yo voy a retirar esto de acá, lo voy a lo voy a mover hacia otra hacia otro libro. Vamos a colocar por acá nuevo libro. Creamos una copia. Listo. Y también voy a aprovechar en pasarme este de acá, el diario simplificado. Vamos a remover o copiar a ese nuevo libro que acabamos de crear. Ya está. Y listo. Ya tengo a los dos y los tengo aquí. Y eso es lo que yo voy a compartirle a la inteligencia artificial. A ver qué tanto me puede ayudar. Sí. Hasta qué punto me puede ayudar. Voy a guardar esto de acá y lo voy a llamar estructura. Vamos a guardarlo aquí en el escritorio y lo vamos a llamar estructuras. Muy bien. Ahora que ya hice eso, me voy por aquí a este punto y vamos a agregarlo. Empezaremos con cloud. Voy a darle más y me voy a añadir archivos o fotos. y buscaré por acá ese documento al cual denominado estructuras diario simplificado. Lo mismo voy a hacer con Gemini. Vamos por acá, le damos subir archivos y vamos a darle clic. Bueno, vamos a buscar acá en escritorio estructuras diario simplificados. Ya está. Ahora lo que voy a hacer es solicitar lo mismo que solicité Cloud hace algunos días. Ya. ¿Qué es lo que le solicité? Le dije, "Okay, le dije algo como esto. Quiero que adaptes el Excel desde cero. Te estoy enviando todas las estructuras. Necesito que me ayudes primero con la macro del diario en formato simplificado. Creo que se activó un audio sin querer. Igual que me escuchas. Hola. Hola. Sí, me escuchan a mí. Sí, sí, te escuchamos. Lo que pasa es que me parece que estás en la IAP como Ah, ya. Aquí. Ahora sí sí me pueden ver. Sí, ahora sí ya se puede apreciar. Ya, perfecto. Gracias, gracias por avisarme. Ya, entonces vamos a continuar por acá. Ya, como les decía, tal como les venía mencionando, yo ya tengo las estructuras por acá, las estructuras que habíamos revisado, ¿sí?, que hemos eh generado, las he guardado en mi escritorio y se las estoy compartiendo directamente acá a Geminite y también se las estoy compartiendo aquí a Cloud. Bien, y lo que les estoy pidiendo es lo siguiente. Quiero que adaptes el Excel desde cero y te estoy enviando todas las estructuras que necesito. Bueno, necesito que me ayudes primero con la macro del diario simplificado para generar el archivo TXT. Necesito un Excel amigable donde se indiquen todos los campos y que contenga la macro para generar TXT. Si tiene más dudas, ¿no? Que me pregunte, ¿no? Incluso quiero que el Excel amigable tenga ayuda para saber si es un campo obligatorio o no, cuál es la estructura respetar, entre otros que consideres necesarios para un principiante. Voy a agregarle por aquí, ¿no? Ya que esto no lo no lo solicité. Se trata se trata de crear una macro que me permita elaborar los TXT para el diario simplificado y el plan de cuentas y el detalle el plan de cuentas. Punto. Recuerda respetar las nomenclaturas. Nomenclaturas según corresponden. Ya está. Esto último lo voy a copiar y también lo voy a agregar en este apartado final. Bien, vamos a darle enviar por acá por Geminite y vamos a darle enviar por acá por Cloud a ver quién nos funciona, o sea, quién nos brinda una solución más pronta. A ver si es que Yeminite no este lo puede hacer antes o si Cloud es la respuesta. Ya. Ahora, bueno, eh hice la consulta a los dos al mismo tiempo. Parece que Yemini se está quedando. Aparentemente sí está validando la información, pero pero no veo. Ahora sí ya está cargando, ya está analizando. Sí, vamos a esperar ahí que culmine de analizar. y nos dice, "Hola, he diseñado y estructurado el archivo Excel desde cero, siguiendo al pie de la letra las especificaciones de Sun, adaptándolo con un enfoque sumamente amigable y visual y didáctico para que cualquier persona o participante pueda utilizarlo sin cometer errores. Tu archivo está listo para descargar y está aquí." Okay. ¿Qué contiene este Excel amigable? Bueno, vamos a darle abrir primero ya a ver qué es lo que logramos conseguir. Lo voy a descargar. para que lo puedan visualizar mejor. Y ahora, un momento, por favor, vamos a mostrarlo. Ya lo descargamos y ahora lo vamos a mostrar por acá. Ahí está. A ver, un momento. Ya, esto es lo que se ha generado, el formato para el diario simplificado y el formato para el plan de cuentas, el detalle. Y aquí una guía sobre la configuración de las macros. Okay, okay, okay. Listo. Aquí está el detalle del plan de cuentas. Bien. Y por este otro lado, permítame un segundo, tenemos el diario en formato simplificado. Bien, a ver qué es lo que nos encontramos. Esta es la estructura Wesley. Tenemos el periodo, el cubo, el correlativo, la cuenta contable. Unidad de operación nos dice si es obligatorio, no es obligatorio. Centro de costo, tipo de moneda, tipos de documento del emisor, número de documento del emisor, que no son datos obligatorios, tipo de comprobante, serie del comprobante, número del comprobante, fecha contable, fecha de vencimiento, fecha de emisión y luego tenemos la glosa, glosa referencial. Debe haber un dato estructurado y finalmente el estado. Ya le faltará algo a esta estructura del diario en formato simplificado. Eso lo puedes validar eh revisando esto, ¿no? Vas aquí, miras y dices, a ver, la estructura de mediario simplificado contiene todo esto. Son un total de 21 campos y luego hay otros campos de libre utilización. Si yo voy por acá, valido. ¿Cuántos campos hay? M, así nada más difícil, Wesley, seleccialos a todos y tienes 21 campos exactamente. Okay, entonces aparentemente está bien. Luego sería cuestión de poder validar también los datos de acá, pues empezamos con el periodo, luego sigue el cubo, luego sigue por acá el número correlativo del asiento contable, código de la cuenta contable, código de la unidad de operación, entre