Brazilian accounting firm shares AI and process management strategies for CPAs

เฮ เฮ เฮ เฮ เฮ เฮ Muito boa noite. Boa noite. Boa noite aí, galera. Como é que vocês estão? 8 horas na quinta-feira só para os heróis estão aqui. É isso aí. Aquele que não paga o preço não tem o resultado extraordinário, né? Não, você que tá aqui acompanhando essa essa live, tenho certeza que durante ela você vai aprender bastante, você vai ter muito conteúdo. Vou passar muito conteúdo aqui para vocês. Vamos passar muito tempo aqui falando sobre novidades, tecnologia, gestão de escritório de contabilidade, o que a gente tá vendo no mercado contábil, até porque tem muita mudança acontecendo, não é? Não é reforma tributária, inteligência artificial, é o governo que lança um monte de coisa, é novidade, notícia hoje, depois ontem notícia amanhã. Então vocês precisam se preparar, vocês contadores precisam ser disruptivos em conhecimento, em atendimento ao seu cliente. E agora também tem que saber sobre inteligência artificial, porque se você quer mais produtividade, se você quer mais automação, se você quer realmente elevar o potencial do seu time, você precisa usar inteligência artificial. Não só para você, você precisa incentivar o teu time a utilizar inteligência artificial. Joia? Vamos lá, galera. O seguinte, vamos tratar hoje sobre gestão e inteligência artificial em escritórios de contabilidade. Você que tá aqui, já chegou aqui na na nossa live, coloca aqui nos comentários da onde você é. Vamos ver da onde vocês estão falando, onde vocês estão assistindo. Temos pessoas em todo o Brasil. Será que temos aqui? Olha só, o João Artur já tá aqui. Luiz Alaí. Legal. Grande Natal, nossa terra. É isso aí. Fortaleza. Maravilha. Show de bola. Bom, galera, a virada contábil, vamos falar aqui o que que vai acontecer hoje, só para vocês se prepararem aqui, né? Primeiro bloco, a gente vai falar sobre a verdade do mercado contábil, o método completo de processos, pessoas e tecnologia, os bastidores da Potencializa. Eu vou mostrar o que que a gente tá desenvolvendo aqui também. Eu vou abrir para perguntas. Vocês fiquem à vontade de perguntar aqui no chat. Processo campeão de problemas, né? E a Pria funcionando ao vivo. Vou mostrar para vocês a IA aplicada de verdade, o que que eu consegui construir com inteligência artificial, tanto para nossa eh nossos sistemas internos quanto também para os nossos clientes. Vamos fazer um intervalo aí de 3 minutos só pra gente fazer um um xixizinho. Vamos beber uma água e tá tudo certo. Joia. Uma história real, galera. Eu quero contar para vocês aqui um cenário que aconteceu comigo e esse ano era de 2022. Eu já tinha mais ou menos 2 anos de de empresa e eu fui visitar um escritório de contabilidade na no Espírito Santo e fui passar uma semana lá nesse escritório que me pediu ajuda para automatizar o sistema, para mapear o processo, para entender como é que poderia ser melhor, para usar melhor as ferramentas que que eles tinham lá. E depois de passar uma semana, eu entendi um pouco. Eles usavam um sistema, mas o sistema não era tão bem parametrizado, ainda era um sistema que era defasado no mercado. As pessoas não queriam automatizar esses sistemas, as pessoas eram resistentes. Ah, os clientes, eles sempre buscavam os sócios para poder resolver os problemas. Existia um acúmulo de responsabilidade entre o gestor, o dono do escritório, porque a equipe não tinha autonomia para resolver problemas. Sempre os problemas estouravam no próprio dono do escritório. Os donos do escritórios não conseguiam tirar férias. E isso durante essa semana aconteceu muitos problemas desse estilo lá. Quando chegou no final da minha visita, eu fui fazer, fui dar um panorama do do cenário e e comentei sobre as ferramentas, comentei sobre os sistemas, comentei sobre o o mau uso dos processos, né? Porque de certa forma processo todo escritório já tem, mas quando você não usa o processo de uma forma adequada, você tem muito retrabalho. E aí a quantidade de retrabalhos que existiam na na equipe era muito muito grande. Além disso, durante a própria semana ainda um colaborador perdeu demissão da própria equipe do escritório. E e quando chegou no final, eh, era um sócio e uma sócia e a e a sócia falou de boca em chorar perto de mim e disse que não aguentava mais. Eh, já vinha nesse cenário há há um tempo, não sabia por onde começar, não sabia o que fazer. e pensou muitas vezes em abandonar o o escritório, pensou muitas vezes em desistir da profissão, fazer uma outra coisa e e isso de certa forma talvez não tenha tocado ela muito naquela naquela semana, mas principalmente me tocou bastante porque eu vejo desde 2022 acontecendo sendo isso muito nos escritórios, muito nas empresas de contábeis, muito nos contadores que são centralizadores, os contadores que são ótimos tecnicamente, os contadores que aprenderam a sua profissão com muito zelo, com muito amor, com muito esforço, montaram seus escritórios, conseguiram aqueles clientes, os primeiros clientes, eles se esforçaram para atender os clientes de noite, de manhã, de tarde, de até de madrugada. era pensando nos seus clientes, nos no escritório, nas demandas do cliente, resolvendo problemas para chegar numa para chegar numa hora em que quando ele tem uma equipe, quando ele tem um time, quando ele já tá com a carteira de clientes legal, quando vem alguns clientes por indicação, está chegando o cliente, ele tá observando, eu vou crescer, eu tenho que crescer, eu eu tá chegando o cliente porque meu trabalho é muito bom. Bom, e aí chega uma hora que a equipe não corresponde, chega uma hora que você se vê que não consegue receber mais clientes porque a sua equipe não dá conta, é muito retrabalho, é muita muito erro, multa sendo levada por erro que poderia ser evitado. E é isso me tocou bastante. Eh naquela naquele período 2022, eu fazia as consultorias em escritório de contabilidade e eu ia visitar escritório de contabilidade, ia passar uma semana no escritório fazendo isso. Eu não encontrei esse cenário somente nessa empresa contábel. Eu encontrei esse cenário em muitos outros clientes. Clientes que persistiram e conseguiram, clientes que não persistiram. e clientes que abandonaram, clientes que venderam o escritório. Passei por muita, muita situação vendo esses cenários acontecerem e de certa forma isso me tocou e é uma missão que eu tenho, uma propósito que eu tenho de não querer ajudar os contadores, mas ajudando os contadores a ajudarem as empresas. Eu penso muito no contador como um estrategista para as empresas, para os seus clientes. E o contador precisa se posicionar nesse cenário. Ele precisa entender que a missão dele também não é só entregar um balancete, não é só entregar um balanço, mas é entregar estratégia, é entregar algo de valor para aquele cliente que ele conseguiu com tanto esforço. E aí no final ele disse que eh descobriu que não era dono de uma empresa, né? Ele era refém daquela empresa, ele era o colaborador mais caro que existia naquela empresa. E de certa forma isso aí impulsionou mais ainda a minha missão. impulsionou a missão que eu tenho aqui de ajudar os escritórios de contabilidade a melhorarem a performance, a otimizarem os processos, a ficar menos refém dos colaboradores, a ficar menos refém dos sistemas também e principalmente ser o protagonista de que dos seus clientes, protagonista das empresas que são parceiras daquele escritório, tá? Então essa história quero contar para contextualizar vocês desse cenário que não acontece apenas na minha região, não acontece apenas no Rio Grande do Norte, não acontece apenas no Nordeste, mas acontece em todas as regiões do Brasil. E a mentira que o mercado normalizou, né, o que chamam de rotina, muitas vezes é só uma desorganização que aprendeu a faturar. O mercado contábil, ele tratou falha estrutural como se fosse problema de equipe, prazo ou ferramenta. Muitas vezes a gente tá numa rotina e cresceu com aquela rotina, porque todo o escritório, como eu falei, ele já tem processo, ele já nasce com processo. O contador que já pega seu primeiro cliente, ele já tem processo instalado, só que o processo tá na cabeça dele. E esse processo, como tá na cabeça dele, ele vai executando e normalmente ele vai crescer. ele vai crescer porque ele realiza um bom trabalho, o cliente gosta, o cliente indica, ele não perde a oportunidade de se comunicar, falar o que faz para os colegas, para os amigos. E normalmente esses esse contador ele vai adquirindo mais clientes e essa aquisição de mais clientes faz com que ele precise de mais pessoas. E essas pessoas que vêm pra equipe dele, ele treina essas pessoas de acordo com o que ele faz, do que o cliente necessita, do que ele aprendeu a fazer, às vezes sozinho, às vezes com um amigo, às vezes no escritório que ele trabalhou e ele ensina para aquelas pessoas que estão ali. Só que o ensinar ele tem um ruído muito grande, porque às vezes a gente faz um processo no automático, mas na às vezes quando a gente vai estruturar ou passar para outra pessoa, a gente passa cerca de 20 a 30% do que realmente a gente faz, do que a gente pensa. E esse ruído que fica na comunicação de um processo que está com você para um processo para outra pessoa que não tem a mesma experiência e vivência de você, faz com que a outra pessoa execute um processo, o mesmo processo de uma forma diferente. Porque a partir do momento que aquela pessoa tá executando aquela atividade, ela vai adquirir experiência de acordo com aquela atividade. E quando ela ela adquire experiência de acordo com aquela atividade ali, ela vai fazer da maneira dela. Ela vai fazer na maneira que ela encontrou, de uma maneira mais fácil de fazer e talvez entregue mais resultado de você ou entregue menos resultado que você. E aí vem o confronto interno daquele contador que gosta da qualidade, que gosta de entregar um serviço perfeito pro cliente. Ele vê que aquele colaborador que ele contratou, ele não vai entregar da mesma forma que ele entrega. E aí que mora o X da questão. Por ele saber que aquele colaborador não vai entregar da mesma man