AI prompts and Excel macros simplify accounting workflows

نعم، من الضروري حفظ المصنف بصيغة تدعم الماكرو حتى يتم حفظ كل المحتوى الذي طورناه، أو الذي طوره لنا "تشات جي بي تي" أو " جيمناي" أو أي أداة تستخدمونها. في الواقع ، وظائف إكسيل فيما يتعلق بكل شيء آخر تظل كما هي تماماً. إنه مجرد مصنف إكسيل. الشيء الوحيد المختلف هو أنه مهيأ لحفظ وحدات الماكرو، وسنتمكن من تشغيلها كلما دعت الحاجة. أه،

حتى داخل نفس المصنف، إذا أردنا بعد تشغيل الماكرو القيام بأشياء مثل إنشاء جدول محوري أو معالجة البيانات، فكل ذلك ممكن. الماكرو ببساطة يتم تشغيله، وينفذ المهمة على البيانات، ثم ينتهي. يظل الملف إكسيل طبيعياً جداً، دون أي تعقيدات أو صعوبات في هذا الشأن. والفرق الوحيد هو أنه عند حفظه، كما رأينا في الجلسة السابقة، داخل المصنف مباشرة، فإن ذلك الملف فقط هو الذي يحتوي على الماكرو.

إذا أردتم استخدامه لملف آخر، فسيتعين عليكم الذهاب إلى قسم برمجة الماكرو، ونسخه ، ونقله إلى مصنف أو ملف إكسيل آخر ترغبون به. لكن هناك خيار آخر حالياً لحفظها لتعمل في كل الملفات. لكننا لن نتوسع في ذلك حتى لا نبتعد تماماً عن موضوعنا. لذا، سنعمل حالياً على كل مصنف أو ملف إكسيل على حدة. والماكرو وظيفته الأساسية هي النقر على زر التشغيل، فينفذ المهمة وينتهي الأمر.

هذا صحيح. حسناً، كانت هذه بعض الشكوك التي لدي. وكنت أرغب في سؤالكم عنها. شكراً جزيلاً لكم. ممتاز.

حسناً. عفواً.

لا أعلم إن كانت هناك أي أسئلة أخرى.

هل قلت إن هناك شخصاً آخر؟

نعم، هناك سؤال في الدردشة.

دعوني أرى. دعوني أرى أين وضعوا لنا السؤال. مرحباً، مساء الخير أيتها المعلمات. بدأت بالفعل في تطبيق موضوع الأوامر (البرومبتس) والماكرو، وقد تبين أنه مفيد جداً، فهو يبسط العمل.

ممتاز.

هذا ما تعلق عليه المحاسبة أنجيليكا.

ممتاز. المحاسبة أنجيليكا.

نعم، الأمر يتعلق بالبدء في حب التعامل مع الكمبيوتر.

هذا صحيح. فقط يجب كسر حاجز الخوف، والبدء في الممارسة، والأهم من ذلك، النصيحة الوحيدة هي نسخ ملفاتكم احتياطياً قبل تشغيل الماكرو لكي لا تفقدوا معلوماتكم. إذاً، هذا هو الشرط الوحيد. ومن بعدها يمكنكم إنشاء وحدات الماكرو الخاصة بكم، وتشغيلها، ومراجعتها. النصيحة الوحيدة هي ألا تقوموا بتحميل الماكرو من مواقع أخرى على الإنترنت لأنها غير موثوقة. أما إذا طلبناها من "تشات جي بي تي" أو "جيمناي" أو أي ذكاء اصطناعي، فهي موثوقة. لماذا؟ لأنها تقوم حصرياً وبشكل مطلق بما نطلبه منها فقط. لماذا أقول هذا؟ لأنه حدث معي أننا نطلب أحياناً من جوجل: "مهلاً، ابحث لي عن ماكرو." على سبيل المثال، أحد الأمثلة الشائعة كان تحويل الأرقام إلى نصوص للشيكات. لا أعلم إن كان أحدكم قد قام بتحميله من الإنترنت،

حيث كانوا يقولون: " مهلاً، هل تعلم؟"" أحتاج إلى إجراء تحويل ." يأتي الرقم، ولكن لطباعة الشيكات، عندما كانت الشيكات تُستخدم بكثرة، وهو أمر أصبح الآن نادراً، لا أعلم من منكم لا يزال يستخدم الشيكات الورقية.

مم.

لا أحد. لا، أنا.

أنتما الاثنان هنا لا تستخدمان الشيكات الورقية. لا، لم نعد نستخدمها. من بين المتصلين هنا، هل يدفع أحدكم لمورديه بشيكات ورقية مطبوعة؟

أعتقد أنه لم يعد

أحد

لا. لم يعد الأمر مقتصراً إلا على السحب من الصندوق.

لا، في الواقع، لدي بعض العملاء

الذين يقولون لي أحياناً: "مهلاً، شيكك جاهز، تعال لاستلامه." والحقيقة أن ذلك أحياناً

يعني شيكاً مؤجل التاريخ.

هذا صحيح. والحقيقة أننا أحياناً بسبب الكسل أو ضيق الوقت لا نذهب لاستلامه، وأحياناً يتصلون بنا: " مهلاً، هل ستأتي لاستلام الشيك؟ سأقوم بإلغائه"، فنقول: "لا، انتظر، أنا قادم." لا،

ولكن على أية حال، بوجود التكنولوجيا، أعتقد أنه يجب علينا الاستفادة منها.

نعم، في نهاية المطاف الماكرو هو برمجة، كما لاحظتم. ماذا تفعل؟ تعمل تلقائياً، وتنفذ نفسها بمجرد الضغط على الزر. ولهذا السبب من الحساس تحميل شيء من الإنترنت، لأنه سينفذ التعليمات الموجودة فيه ونحن لسنا متأكدين مما هي. ولهذا السبب أيضاً عندما نحمل بعض الملفات، يقوم نظام الأمان في إكسيل بحظرها. هذا ملف خطير لأنه يحتوي على ماكرو من الإنترنت.

هذا صحيح.

لذا من المهم توخي الحذر عند إنشاء الماكرو.

ممتاز. هل هناك أي أسئلة، تعليقات، أو اقتراحات أخرى قبل أن نبدأ؟ لأننا اليوم سنبدأ العمل على تمرين آخر، وفي الواقع الهدف هو مراجعة الخيارات. لقد رأينا للتو أن الذكاء الاصطناعي يمكنه إنشاء ماكرو لنا ويمكننا تطبيقها؛ ولكن بالمثل، يجب علينا تحديد ما يمكننا تطبيقه داخل عملياتكم المحاسبية وكيفية تطبيقه، لأنكم كما رأيتم، يمكنني أن أطلب من الذكاء الاصطناعي: " مهلاً، أعطني الصيغة التي يجب أن أطبقها في إكسيل".

لكن ما الذي سيعنيه ذلك إذا طلبت منه الصيغة فقط؟ "بالطبع، التحديد،

تحديده وتطبيقه يدوياً. الفكرة هنا هي أن تقوموا بالأتمتة. إذاً، حسناً، لنبدأ بالمراجعة. لنراجع ملفنا. افتحوا ملف الإكسل الخاص بكم. هل الجميع لديهم ملف الإكسل الآن؟

علينا مشاركته لكي يروه، لأنه في بعض الأحيان

لأنهم يكتفون بمشاهدتنا فقط.

هذا صحيح. وهم لا يعرفون عن أي ملف نتحدث. عن أي ملف؟

عن ماذا تتحدثون؟ من أين؟

ما الذي تناقشه هؤلاء المعلمات؟

عن ماذا، عن أي ورقة،

أي ورقة. لماذا؟

نعم، هو الملف الذي كنا نعمل عليه خلال الجلستين الماضيتين.

الجلستين. اليوم سنعمل بهذا الملف. لقد بدأنا العمل بالفعل، كما رأيتم، مع الحركات، وفي تلك الحركات، حسناً، قمنا بإدخال ست حركات فقط وحددنا ما الذي حددناه. من يخبرني ماذا فعلنا في الجلسة الماضية؟ لأنني لم أعد أتذكر حتى ما فعلته قبل قليل. ماذا فعلنا؟ ليخبرنا أحدهم،" نحن اليوم في 22 ، الأسبوع الماضي كان 15، أليس كذلك؟

حسناً، بينما نتذكر، من يخبرني ماذا فعلنا؟ خصوصية البيانات. بالفعل،

إخفاء الهوية.

إخفاء الهوية.

إخفاء الهوية.

إخفاء الهوية. ماذا فعلنا أيضاً؟ أخبروني. لتحديد ما إذا كانت هناك مستندات مكررة.

هذا صحيح.

ماكرو لتحديد التكرارات. نعم.

ماذا أيضاً؟

ذلك الماكرو قام بأشياء أخرى.

توحيد المفاهيم.

توحيد المفاهيم. ممتاز .

تحويل الأرقام إلى نص.

تحويل الأرقام إلى نص. ممتاز. ماذا أيضاً؟ ماذا أيضاً؟ ماذا أيضاً؟ الأمر (Prompt) للقيام بكل ذلك، أليس كذلك؟

ممتاز. إذاً،

هذا صحيح،

أمر لكل شيء صغير.

إذاً، هنا بدأنا العمل بالفعل مع الأوامر ( Prompts). قبل أسبوعين بدأنا برؤية المفاهيم ، ما هي، وماذا تفعل، ولماذا تفعل ذلك، وكيف تفعل ذلك. وفي الأسبوع الماضي، كما ذكرتم، بدأنا بالفعل في تنفيذ إجراءات معينة. لذا قمنا بإنشاء هذا الماكرو الذي راجع هذا الجدول بدقة، وحدد لنا التكرارات المحتملة، وتأكد من أن التاريخ بالتنسيق الصحيح. إه، الثالث قمنا بإخفاء هويته، يا للتعقيد،

لهذا السبب هو

المفهوم. هناك ما فعلناه أيضاً هو توحيد المفاهيم، لأنني لا أعرف إن كان قد حدث لكم ذلك، ولكن عندما نعمل عدة أشخاص في نفس الشركة، يكون لدينا أساليب عمل مختلفة. إذا لم تكن هناك سياسة للإدخال أو التسجيل، فكل واحد منا يدخل البيانات كما يحلو له، بحروف كبيرة، أو صغيرة ، أو بأسماء علم، وما إلى ذلك. لذلك قمنا بتوحيد ذلك الجزء، والمراجع للمبالغ، وشيء وجدناه مثيرًا للاهتمام هنا كان بالطبع نوع التصحيح الذي تم إجراؤه والدليل، ما هي الأدلة التي لدينا، وقد رأينا أنه يمكن القيام بذلك باستخدام إكسيل، ولكن علينا أن نكون

نحدد ما هي الوظيفة أو الإجراء الذي يسمح لي داخل إكسيل بتنفيذ كل تلك عمليات التحقق، ولكن سيتعين علي القيام بذلك يدويًا.

إذًا، نعم. سأقوم بعمل "ماكرو"، كم من الوقت سنستغرق لعمل الماكرو ؟ باستخدام الذكاء الاصطناعي. أقول ذلك، لأنه هنا، على سبيل المثال، كان المحاسب يقول إنه عمل بالفعل مع الماكرو، ولكن باستخدام الكود. قبل الذكاء الاصطناعي، كم من الوقت كان يستغرق تصميم ماكرو؟ مثل هذه الماكرو البسيطة التي قمنا بها،

يوم ونصف.

هذا صحيح. إذًا،

بإتقان ومعرفة، وليس مثل شخص يكتب ولا يعرف ما الذي حصل عليه، لكننا قمنا بلصقه وعمل بنجاح.

نعم، بالطبع. إنها برمجة، وهي مهارات مختلفة.

هذا صحيح. إذًا هذا صحيح. إذًا، قد نستغرق على سبيل المثال يومًا ونصف في هذا الماكرو. ربما هنا كانت ست حركات فقط، ولكن إذا كان لدي 10,000 حركة، فمن المفيد استثمار يوم ونصف لتوفير كل ذلك العمل. كم من الوقت استغرقنا مع الذكاء الاصطناعي؟

بالتفكير في الصياغة.

أعتقد أن أصعب شيء كان الصياغة. بالتحديد

بالتفكير في الصياغة. 10 دقائق.

نعم، وأكثر إذا أصبحتم مثلي، لأنني أحيانًا أتحدث مع زوجي ثم أقول له "اسمع هذا" فيقول لي "آه، لقد قلت كذا"، وأقول له "نعم، لديك أخطاء إملائية في حديثك". لقد كررت لي الكلام مرات لا أعرف عددها. حسناً، مثالي.

يا إلهي. قل له، هذه الأوامر (Prompts) هي الأفضل. دعني.

إذًا، هدفنا اليوم، ماذا سنرى؟ حسنًا، الهدف هو العمل على مفاهيم أخرى، وسنتحدث هنا عن نفس الشيء. عن ماذا سنتحدث؟ عما تعتقدون أننا سنتحدث؟ عن ماذا سنتحدث؟ عن المحاسبة،

عن المحاسبة وعن الأوامر (Prompts). إذًا، في حالة الأوامر (Prompts) بالنسبة للذكاء الاصطناعي، الأمر هو التوجيه لما سنقوم بفعله. إذًا، لقد أوضحنا كيف سنستخدمه، وفي هذه الحالة، إذا سلمتكم هذا الدليل، ستجدون فيه الإرشادات الخاصة بالأوامر (Prompts) التي صممناها بالفعل. في حالة الذكاء الاصطناعي، الهدف هو أن تقوموا بتدريبه تدريجيًا، وتحديد السلوك العام للذكاء الاصطناعي طوال فترة عملكم. على سبيل المثال، إذا بدأتم العمل مع ذكاء اصطناعي ولديه تاريخ سابق معكم ، فستجدونه فجأة يجيب على طلباتكم بطريقة معينة. أه، بناءً على الأعمال السابقة، أعتقد أنه يمكنني اقتراح هذا عليك.

لا أعلم إن وصل من جربوا الذكاء الاصطناعي أكثر قليلاً إلى تلك اللحظة التي يقول لكم فيها: " آه، أقترح عليك هذا". هل أخبركم أحد بذلك؟ نعم. إذًا، هو بدأ يعرفنا. هنا، على سبيل المثال، كنت بالأمس في دورة تدريبية، كنت أحضر الدورة لا أقدمها ، وكانت تركز على الذكاء الاصطناعي لتصميم الحملات الإعلانية.

فسألنا المعلم: يا أستاذ، بالنسبة للحملات الإعلانية، ما هو الذكاء الاصطناعي الذي توصي به أكثر؟ فأجاب: تعلمون أن أفضل ذكاء اصطناعي هو الذي تشعرون بالراحة في استخدامه. لماذا؟ لأنها جميعها أصبحت متماثلة الآن. لا أدري إن كنتم قد لاحظتم أن جيميناي، وميتا، وشات جي بي تي، وكوبايلوت، جميعهم يمتلكون واجهة استخدام متطابقة تقريبًا.

إذًا، الأمر المثير هنا هو كيف سنطلب منه الأشياء، وهذا ما سنقوم به الآن. حسنًا، لقد أنجزنا تمريننا الأول بالفعل. لنبدأ بالتمرين التالي. فقط أكدوا لي إن كنتم قد فتحتم ملفكم.

هل هي الورقة رقم ثلاثة؟

بالضبط. لنبدأ. حسنًا، إذا أردتم، فلنراجع الملف مجددًا لمن انضموا إلينا للتو، وأعتقد أن الجميع قد حضروا. نعم.

أظن أنني أرى الجميع داخل الملف. حسنًا، ما كنا نراه هو طريقة صياغة الأمر (Prompt)، وهو ما أكدنا عليه مرارًا، لأن أساس الذكاء الاصطناعي هو الأمر، والذي سيمثل دور المشارك والقاعدة المركزية. في هذه الحالة، الذكاء الاصطناعي يقترح، وإكسيل يحسب، وأنتم بصفتكم محاسبين ستقومون بالتحقق؛ وعلى سبيل المثال، في حالاتنا العملية التي تركز على الرقابة المالية، هو يطلب منا معلومات معينة، وسيستمر في طرح الأسئلة علينا، وهو ما أظنه بالفعل وظيفة الرقابة المالية، أليس كذلك؟ إنه يراجع، "يا هذا، لقد سلمتك النتائج بالفعل". نعم، ولكن لماذا هذا؟ لماذا هذا التباين؟ ما الذي حدث؟ أين ذهب؟ ما هو الدليل؟ إذًا، هنا يجب أن نراجع ما سيكون دورنا وما سيكون نشاطنا. الهدف من هذه التمارين هو بالطبع إعداد البيانات، وهو ما قمنا به في الجلسة الماضية. ماذا فعلنا في الجلسة الماضية؟ مثالاً على كيفية إعداد البيانات. ربما سيكون لدينا الكثير من البيانات، أو ربما القليل، اعتماداً بالطبع على كل نشاط أو الشركات التي تديرونها. لأنه ربما، إذا كنتم تديرو