AI automates accrual accounting control and auditing processes

[musique] Bonjour. Connaissez-vous votre comptabilité d'engagement ? Je crois que ça c'est un point euh si vous voulez automatiser parce que c'est le titre de cette vidéo, si vous voulez automatiser votre comptabilité d'engagement et améliorer votre contrôle, et bien je crois que d'abord vous allez avoir un exposé en deux tas. Euh la première c'est de bien définir ce périmètre de contrôle avant de penser à automatiser. Alors quel est ce périmètre de contrôle qui parle comptabilité d'engagement ? très clair, nous ne sommes pas dans le périmètre notamment euh tout ce [raclement de gorge] qui est donc construction budgétaire, des documents du style euh budget primitif, décision modificative euh compte administratif, ça c'est très clair. Donc nous sommes dans l'exécution aussi bien des dépenses mais aussi des recettes. Alors, je tiens quand même à préciser un point juridique quand même, la comptabilité d'engagement, si on reste sur le comment dire l'obligation strictement juridique, nous adressons au pôle donc des dépenses. La comptabilité d'engagement ne n'a pas prévu pour autant de passer aux recettes. Si vous le faites, c'est plutôt une contrainte de votre logiciel ou un sous et de votre part de vous intéresser aussi. aux recettes. Pour autant, le la deuxième partie que je vais aborder sera une partie notamment dédié aussi aux recettes. Alors, comment définir ce pôle donc de dépense ? Ben, je rappelle et vous le verrez pas mal de vidéos là-dessus que en définitive vous avez donc un véritable une déroulée d'étapes. Tout d'abord, je rappelle la notion d'engagement, l'engagement juridique, donc la première étape de votre dépense. [grognement] Euh c'est suivi notamment de la partie liquidation. Et enfin, dernière étape, pour ce qui concerne l'ordonnateur, vous avez la partie mandatement. Alors, OK, euh on peut déjà avoir pas mal de de comment dire de de difficultés dans ces trois étapes. Alors, je rappelle l'engagement, il a une double facette, une facette strictement informatique, [raclement de gorge] comptable. Euh donc, c'est interne. Vous allez réserver une partie de vos crédits d'engagement. euh pardon de vos crédits de paiement pour justement bah préparer votre future dépense. C'est une une mise en gage finalement de vos crédits de paiement, mais pour autant vous n'êtes pas lié à l'extérieur. Pas encore. Cet engagement comptable est généralement suivi euh d'un engagement juridique. Je rappelle que cet engagement juridique a euh plusieurs versions. Ça peut être un bon de commande. Oui, bien sûr. Ça peut être aussi un véritable bon avec un marché public. Ça peut être aussi une délibération. Ça peut être enfin un arrêté euh pris euh par euh l'ordonnateur. Donc euh à un engagement comptable qui a une une seule forme, si j'ose dire, une seule forme informatique, vous avez euh un engagement juridique qui peut revêtir plusieurs euh plusieurs formes. Alors, on en arrive à la deuxè deuxème comment dire étape, la liquidation où vous recevez de la part de votre fournisseur. Une fois que vous avez engagé juridiquement votre dépense, vous recevez donc sur donc Corus Pro une facture de la part de votre fournisseur. Cette facture est-elle donc ben revêt-elle toutes les toutes les mentions obligatoires qu'on va pouvoir retrouver ? Donc je pense notamment et bien la qualité de votre fournisseur, c'est coordonné, adresse, téléphone, mail, ainsi de suite. Euh c'est vérifier finalement la [raclement de gorge] quantité, la le prix unitaire, le prix hors taxe, le prix TTC. Oui, bien sûr, vous avez cette euh cette obligation de voir un petit peu quels sont ces ces différentes euh ces différents points à vérifier. Vous avez à vérifier euh le RIB, est-ce que c'est le bon ? Est-ce qu'en payant euh cette facture, est-ce que je vais me libérer de avec ce ce paiement, est-ce que je vais me libérer de ma de ma créance ? Oui, je crois que c'est important de pouvoir bah faire face à tous ces à ces points de contrôle. Oui. Et puis j'arrive à la dernière étape, le mandat. Le mandat. Donc vous avez euh une dépense qui est donc euh avec des un certain nombre de mentions obligatoires bien sûr. Alors le tout ce que je viens de désigner, le nom du bénéficiaire, le montant, euh ses coordonnées bancaires, le RIBE, l'imputation comptable, oui, bien sûr, ça aussi. et puis la fourniture des pièces justificatives. Donc je ne peux que vous renvoyer à ce décret sur les pièces justificatives pour être sûr de ne pas faire l'objet d'un véritable rejet de la part du comptable qui est quand même notre partenaire. Alors bon là, je ne fais que reprendre en quelque sorte les différentes étapes, mais je crois que déjà en ayant énoncé ces différentes étapes, vous êtes bien conscient que il peut arriver un certain nombre de je dirais de de problèmes et ce ne sera pas inutile que de les évoquer dans la deuxième partie. Euh OK, je viens d'évoquer les trois étapes qui sont du ressort euh de l'ordonnateur, mais pour autant euh le comptable aussi a ses propres bah ses propres obligations. Et donc on peut se poser aussi la question dans le cadre du mandat, est-ce que finalement est-ce qu'il y a on est arrivé à un paiement en bonne faible ? Et je crois que ça aussi c'est important de vérifier pour tout ce qui a trait notamment au délai de de paiement. Je rappelle que nous sommes dans une règle des 30 jours. Est-ce que finalement votre collectivité va pouvoir s'acquitter de ces obligations liées donc au délai de paiement à 30 jours ? Je crois que ça aussi ça fera partie de ces écueils pour lesquels finalement LIA va pouvoir nous euh bah nous assister dans le bon sens du terme. Alors oui, je crois que avant de se lancer dans une automatisation et bien il va falloir se poser un certain nombre de questions et si vous voulez avant de se lancer bah voilà, il va falloir poser sur une feuille, je dis bien une feuille hein, carrément tous les soucis que vous avez déjà pu rencontrer dans le cadre de votre de votre travail au quotidien. Je suis sûr que vous avez un certain nombre de d'erreurs de problèmes liés à l'exécution de ces de ces dépenses et pardon vous avez donc à les poser. Et moi le but de cette deuxième partie c'est de ben de vous donner un certain nombre de pistes pour vous permettre de mettre en place donc ces ces différents contrôles. Il y a un premier élément que je voudrais dans le cadre de cette deuxième partie évoquer avec vous, c'est la notion de charge à payer. Est-ce que vous êtes en présence ? Est-ce que vous êtes sûr d'avoir fait l'exhaustivité assurer une exhaustivité de ces charges à payer ? Moi, mon but c'est d'identifier des factures ou des services faits qui auraient dû donner lieu à ce qu'on appelle une charge à payer au 31 décembre. Alors euh je dirais que l'IA va vous permettre de répondre à cette question avec différentes sources. Euh tout d'abord, la première catégorie de sources que j'identifie et que vous devrez identifier, c'est euh notamment ce sont les factures reçu en n + 1. Ah oui, vous avez eu une exécution et vous recevez la facture à n + 1 et euh c'est une première euh une première comment dire source de bah de traitement euh des bondes de commande. Oui, voilà. vous avez passé un certain nombre de bonds de commande et normalement ce bon de commande fait partie du train de d'exécution de la dépense. Donc vous êtes en capacité de pouvoir l'exploiter. Euh les services fait normalement dans le train de de la [raclement de gorge] dépense, vous avez un certain nombre de services faits qui sont mentionnés et donc effectivement là vous avez aussi cette possibilité d'exploiter cette information. Euh le tout avec l'IA, c'est de pouvoir relier ces différents éléments. Euh vous avez aussi euh des réceptions de marché. Euh là aussi ça fait partie des de ces éléments que vous pouvez relier. Euh vous avez aussi euh je fais appel à des comment dire des exercices antérieurs ce qu'on appelle un historique des charges à payer. Il y a des charges qui reviennent chaque année et sur lesquelles ma fois on peut se poser la question. Voilà. Et cette année dernière, il y a eu cette charge. Cette année, elle y est pas. Est-ce que c'est normal ? Ça peut peut-être attirer notre attention. Euh je dirais que dans ce cas-là, l'IA va être en capacité de finalement vous donner euh un certain nombre de détections. Euh la première à laquelle je pense, ce sont des factures de de janvier n + 1 et euh vous avez une date d'exécution qui est de n. Oui. Euh ça c'est une je dirais un point bon c'est je dirais la la normalité. Le service fait avant le 31 décembre mais il n'y a pas eu de charge à payer enregistré. Alors là par contre c'est plus embêtant. Vous êtes déjà sur un deuxième cas là par contre qui va nécessiter un examen beaucoup plus approfondu. Pourquoi ? Vous avez un prestataire, chaque anemée, il est il est concerné par des charges à payer et puis là cette emmené pas à trace euh il n'est pas là. Ah ben oui, ça c'est un comment dire très embêtant de de voir cette anomalie et ça nécessite je pense de se poser la question. Euh j'ai pensé à un deuxième type de contrôle. on a on a fait les charges à à payer. Et bien je vais me poser aussi la question, même si on n'est pas juridiquement dans le périmètre des de la comptabilité d'engagement, c'est ce qu'on appelle les produits à recevoir. Bah ouais, il va falloir repérer ces ces comment dire ces recettes qui sont acquises mais qui ne sont pas rattachées. Bon voilà, il y a il y a des cas fréquents. Alors pas forcément en section de fonctionnement. Euh [raclement de gorge] je pense notamment des des subventions. Euh tiens euh je rappelle que la M57 dès lors que vous avez une une notification euh que vous l'avez reçu euh vous êtes censé euh émettre hein euh là aussi des des titres. Pourquoi c'est pas émis ? Euh le FCTVA c'est un peu la du même du même tonneau hein si j'ose dire. Euh les refacturations. Oui, là aussi c'est intéressant de voir un petit peu. Alors, je pense notamment à des refacturations que vous pouvez avoir notamme